Baggrunden for elektroniske formularer
Du har besluttet dig bruge elektroniske formularer eller har en fornemmelse af, de skal gennemføres.
“En elektronisk form” er en transaktion mellem brugeren og udbyderen af form. Formen kan være fyldt med data fra en backend databasesystem, inden det præsenteres for brugeren. Når formularen er sendt til provideren gemmes dataene for at blive brugt i en forretningsproces.
De mest almindelige grunde til at bruge elektroniske formularer er:
1. besparelser ved at undgå fornyet indtastning af data
2. hurtigere kundeservice resulterer i bedre kundetilfredshed
3. i overensstemmelse med en forordning, regeringen eller erhvervslivet.
Ingen værktøj vil gøre en dårlig form til et godt, og automatisere en dårlig form blot indsamler dårlige data hurtigere – eller fremmedgør dine brugere.
Efter disse ti tips vil sikre din nye former er en succes.
1. Vælg den rigtige tilgang
Beslutte, hvilken form format at bruge, afhænger af, hvad det skal bruges til.
Hvis din form er meget kort, såsom et to-box login form, så vil vi foreslå en HTML-formular.
Du kan være forpligtet til at overholde regler såsom sektion 501 eller lignende, hvor dit mål brugere kunne være blinde eller handicappede. HTML-formularer er typisk mere brugervenlig når overholde sådanne regler.
PDF-formularer er tilbøjelige til at være den bedste fremgangsmåde, hvis:
-Der er nogle fordele for brugerne at bevare layoutet af et eksisterende dokument udgør, sådan som om de er tilbøjelige til at være at kopiere fra papir til lærred.
-Formen tidligere eksisterede kun på papiret og nu vil du gerne gøre det elektronisk.
2. færdigheder tilgængelighed
Oprettelse af en elektronisk form og dens implementering har brug for specifikke færdigheder. Det meste af tiden er det fundet at virksomheder kæmper med mangel på færdigheder og arbejde overbelastning at gennemføre teknologi selv efter at købe det nødvendige edb hardware og software.
At skabe en elektronisk form kræver forskellige færdigheder:
-Arbejder med installation af software og databaser.
-Evne med ord og forståelse af forretningsprocesser.
-Evne til at designe feltnavne, helst med nogle viden om hvordan felterne vil blive brugt i databasen.
-Arbejder med feltlængder, beskrivelser og valideringer.
-Forståelse af forretningsprocesser; evne til at finde og rette fejl; arbejder med tekstbehandlingsprogrammer.
-Arbejder med internettet.
De fleste organisationer finde, at de har disse færdigheder rådighed, men ikke nødvendigvis i én person. For eksempel kan der være en person, der er godt med databaser, web og valideringer, og en anden, der er godt med tekstbehandlingsprogrammer og forstår forretningsprocesserne.
Du får de bedste resultater, hurtigt, hvis du finde folk med de rette kvalifikationer til at arbejde sammen fra starten.
3. Kontroller, at hver form har grundlæggende
Sørg for at hver formular har disse væsentlige stykker af oplysninger:
-Et logo, crest, eller noget andet, der identificerer som har udstedt skemaet.
-En titel, der siger, hvad form for.
-En note i slutningen at sige, hvad de skal gøre med det, når det er udfyldt.
-Kontaktoplysninger til hvordan man får hjælp med formen.
4. tilpasse formen for on-screen afslutning
Fjerne instruktioner og formatering, der er kun relevante for papir: For eksempel:
-“skrive pænt i sort blæk”, eller “bruge HOVEDSTÆDER”.
-“sæt kryds i boksen” (kan ikke gøre det på skærmen – sige “Vælg” i stedet).
-“Brug en separat ark hvis mere plads er nødvendigt” (kan ikke gøre det på skærmen – overveje at tilbyde en “Tilføj en anden side” knappen i stedet).
-regerede linjer, understregede mellemrum og kasser.
Tænk på hvor til at sætte knappen SEND eller Send. Det bedste sted er normalt i slutningen af formen.
Beslutte, om du virkelig har brug for en knap, der smider alle brugerinput. Hvis du tror, at dine brugere vil helt sikkert ønsker at gøre dette, derefter oprette en knap, der tydeligt angiver “Kaste væk alle mine svar”.
5. Rediger vejledningen
De fleste former har alt for mange ord.
Har til formål at skære halvdelen af dem.
6. fastsætte regler for hyppige spørgsmål
Hvis du kun arbejder med én form derefter springe dette tip.
De fleste af os har at slås med masser af former. Hvis du sammenligner et udvalg af dem, vil du finde, at der er nogle spørgsmål, der kommer op ofte.
For eksempel:
-Personlige oplysninger såsom navn, adresse, telefon og e-mail-adresse.
-Erklæringer og samtykker.
-Anmodninger om datoer som startdatoen for en service.
-Officielle oplysninger såsom et referencenummer fra et lovforslag.
Dit arbejde vil være hurtigere, og det vil være lettere for dine brugere, hvis du etablerer nogle standarder for hvordan du bede for disse gentagne spørgsmål. For eksempel:
-Træffe beslutning om den rækkefølge, du beder om navne f.eks. titel, fornavn og efternavn.
-Beslutte, om at bede om en adresse i en enkelt multi-line blok eller om at splitte det i tre eller fire linjer.
-Beslutte, om at bede om postnumret først (og overveje at bruge en adresse opslag produkt) eller sidst i adressen.
-Afgøre hvis du har brug for en portal model af personalisering til former, hvorved brugeren får en fyldt form med grundlæggende oplysninger allerede fyldt for ham automatisk.
-Cut din erklæring til det absolutte minimum, din advokater vil acceptere, og så bruge det konsekvent.
-Arbejde ud af, hvor mange tegn du vil accepterer standard spørgsmål såsom navne. Disse vil blive din feltlængder, når du automatisere form.
Det sparer tid, hvis du laver en ‘skabelon’ form, der har de grundlæggende oplysninger og dine mest ofte stillede spørgsmål, sat op i den. Du kan bruge funktionen ‘skabelon’ i Word, eller bare har en grundlæggende udgangsdokument, som du kopierer til hver form.
7. administrere formularerne i deres livscyklus
Formularer kan ændre over en periode på grund af forskellige årsager. Det kan være en juridisk grund, usability grund eller en virksomheds grund.
Sørg for at du har en simpel at bruge strategi for at styre versioner af hver form offentliggjort.
8. tænke forretningsmæssige årsager til validering
Der er tre mulige niveauer af validering:
-Strenge – computeren vil ikke indrømme bruger hen til fortsætte indtil korrekte data er indtastet.
-Blød – advarer computeren brugeren, at dataene er manglende eller forkert, men brugeren kan fortsætte.
-Ingen – er der ingen advarsel og computeren accepterer enhver input.
Tænk på de forretningsmæssige årsager for hver validering. Papirformularer Tillad brugere at indtaste, uanset hvad de tror, de har brug at opfylde formålet med formen. Det betyder, at hvis deres særlige svar sker for at være uventet, kan de stadig udfylde formularen og fortsætte.
Hvis du har strenge validering, kan du miste nogle brugere, hvis omstændighederne er lidt anderledes end hvad du forventede.
Blød valideringer er den mest udfordrende program, men kan levere den bedste brugeroplevelse, fordi brugerne finde ud af om ægte underkjoler men kan stadig indtaste data hvor deres svar ikke helt passer med din pre-definerede ideer.
Vælger ingen validering er den nemmeste at program, men kan forvirre brugerne, hvis de utilsigtet småfejl.
9. rydde det op
Formularer, der ser pæn er nemmere at udfylde.
Check at du har brugt hovedstæder konsekvent. Sætning sag (som denne) er lettest at læse. Titel sag som denne er det næste bedste valg. ALLE STORE BOGSTAVER SOM DETTE ER SVÆREST AT LÆSE – UNDGÅ DET.
Hvis du beslutter at sætte koloner efter dine spørgsmål, så sørg for at du har dem for hvert spørgsmål.
Prøv at gøre alle kasser linjen op pænt, begge vandret (i overensstemmelse med spørgsmålene) og lodret.
Køre en stavekontrol og en grammatikkontrol.
10. test det med rigtige brugere
Spørg nogle virkelige brugere fra målgruppen til at prøve din form. Se dem som de fylde det i, og bede dem om at fortælle dig, hvad de mener om det, som de arbejder gennem det.
Ser en reel bruger arbejde på din form er den bedste måde at finde ud af om det er vellykket.
For detaljerede oplysninger om elektroniske formularer og deres gennemførelse, besøg